Les projets réalisés

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En 2020, GILAI a concrétisé un nombre important de projets et réalisé des étapes clés dans les projets en cours ; ceci dans le respect systématique du triple objectif de fournir de la qualité, de tenir les délais et de respecter les budgets accordés.

Le Release Management de Web@AI 2.0

En 2020, il n’a pas été nécessaire de prévoir de release de l’application métier existante, le Web@AI 2.0. Les adaptations nécessaires dues aux contraintes légales ont pu être faites via l’application de correctifs du programme. GILAI a donc pu concentrer ses efforts sur le rollout de la nouvelle application métier, le Web@AI 3.0.

L’application Web@AI 2.0 a été développée sur trois ans entre 2006 et 2008. Elle est basée sur une technologie et des produits orientés Web datant de 2005. En 2015, sur la base d’une étude préliminaire, l’assemblée générale a donné son accord pour effectuer un travail d’urbanisation de l’application Web@AI.

L’Urbanisation Web@AI 3.0

Le développement de Web@AI 3.0 a commencé en 2017 par une analyse des besoins, la définition des objectifs du projet, l’organisation, la constitution des équipes de développeurs et l’apprentissage des méthodes agiles.

Début 2020, GILAI disposait de la version 1.0 de Web@AI 3.0, terminant ainsi la phase de développement de l’application dans le temps imparti et le budget attribué. Le 7.12.2020, plus 21 de 170 collaborateurs de l’Office AI « pilote » du canton du Valais à Sion étaient en production avec le nouveau logiciel Web@AI 3.0.

Les trois objectifs prioritaires de ce nouveau Web@AI sont :

  • Offrir des outils IT modernes, conviviaux et efficients et tout mettre en œuvre pour que les collaboratrices et les collaborateurs des Offices AI puissent augmenter leur efficacité opérationnelle.
  • Permettre l’automatisation et l’optimisation des processus métier pour offrir aux personnes assurées un service de qualité, rapide, simple et transparent.
  • Garantir l’évolutivité du logiciel pour répondre rapidement aux demandes des politiques.

A noter que, dans le cadre de ce projet, GILAI a créé une culture collaborative entre la direction de projet, les équipes de développement et d’exploitation ainsi que le responsable produit, les business analystes et le testing. Cette culture de travail a facilité le respect des délais ainsi que des budgets et assuré la réussite du projet dans son ensemble. L’objectif global était d’améliorer la productivité, la qualité et l’agilité de l’ensemble du système d’information et ce tout au long de la chaîne de valeur, qui va de la demande jusqu’à l’activation de la solution en production et de son monitoring.

En 2021, la solution Web@AI 3.0 sera mise en œuvre dans les 19 autres Offices AI, selon une procédure uniforme orientée métier.

Technologies, sécurité et systèmes de l’information

La sécurité et la disponibilité des systèmes informatiques sont essentielles afin de permettre aux clients de GILAI d’assurer leur mandat vis-à-vis de leurs assurés. Pour cette raison, GILAI dispose de deux Data Centers interconnectés, exploités par GILAI et hébergés chez Swisscom à Lausanne et à Zurich. Avec ces infrastructures optimisées, GILAI élimine le risque majeur de la localisation de toutes les données des membres GILAI sur un site unique et garantit à ses clients une très haute disponibilité de leurs systèmes d’information. GILAI dispose ainsi d’un hébergement de la solution AI sur deux sites actifs, sous une approche de Cloud privé et localisé en Suisse. Grâce à une centralisation et une optimisation de l’exploitation des systèmes, les coûts d’exploitation sont considérablement limités et leur tendance est à la baisse.

En 2020, un effort particulier a été fait dans le domaine de la sécurité et de la cybersécurité. GILAI dispose d’un Security Operational Center (SOC) qui scanne et monitore en permanence ses systèmes et permet d’identifier et de gérer les menaces internes et externes.

L’intégration homogène de technologies logicielles efficientes (basée sur du Machine Learning) dans l’écosystème de GILAI garantit aux membres un maximum d’automatisation de l’exploitation. Un exemple d’une automatisation est la gestion automatique des identités. Elle se fait depuis les données collectées par les ressources humaines jusqu’à l’utilisateur final.

La Gestion électronique des documents (GED)

GILAI met à disposition de ses membres latins un système complet de gestion des documents (Information Management System – IMS). La nouvelle version de la GED AIRS est opérationnelle dans l’ensemble des Offices AI latins depuis 2018, et ceci à la grande satisfaction des utilisateurs (1200 personnes) qui ont noté que l’efficacité journalière a été considérablement augmentée par l’apport de nouvelles possibilités de gestion. En 2020, le fournisseur de la solution GED a encore ajouté de nouvelles fonctionnalités qui apportent aux gestionnaires des Offices AI plus de confort à l’utilisation. La partie « Doc.Capture » qui n’avait pas fait l’objet d’un renouvellement a été mise à jour pour garantir la pérennité de ce logiciel et des fonctionnalités qui en découlent.

La Business Intelligence (BI) et le Content Management

GILAI est à l’écoute du marché et teste régulièrement les nouveaux outils statistiques. Aux Offices AI, GILAI fournit un service BI complet : depuis l’intégration des données jusqu’au développement de statistiques et de reporting. Dans ce contexte et au vu de l’ajout régulier de nouvelles fonctionnalités par l’éditeur, IBM Cognos Analytics reste l’outil BI privilégié, complété par Talend pour l’intégration des données, et Cockpit d’OXIBI pour la production de Dashboards et le pilotage d’un Office.

La BI couvre les trois niveaux généralement cités pour une BI efficiente, soit: 

  • les données agrégées avec le BI Cockpit,
  • les rapports et les listes des détails avec le BI Reporting,
  • la Self BI avec le logiciel Win@STAT.

Par ces activités, l’équipe BI entretient des contacts fréquents et réguliers avec les différents responsables statistiques des Offices AI et est à l’écoute de leurs besoins. Il est aussi du ressort de la BI de s’occuper de la maintenance et de l’évolution technologique de ses propres produits.

Concernant le projet Urbanisation Web@AI 3.0, la BI est impliquée activement. L’équipe BI adapte ses produits et ses statistiques à la nouvelle organisation des données. Pour faciliter cette adaptation, elle est en charge de la migration des données de Web@AI 2.0 à Web@AI 3.0 moyennant l’outil Talent. Elle a également mobilisé des ressources afin d’être prête à intégrer de nouvelles sources de données dans leurs rapports et produits statistiques.

Au sein du projet ECM commun à GILAI et IGS Sàrl, la Business Intelligence de GILAI a le lead du groupe de travail s’occupant des aspects métadonnées (organisation et classification).

La gestion du changement et de la formation

Pendant toute l’année 2020, le focus a été mis sur le projet du rollout de l’urbanisation Web@AI 3.0. En parallèle des travaux IT pour le rollout de l’Office AI « pilote » du canton du Valais, la gestion du changement et de la formation a travaillé sans relâche afin de mettre à disposition une formation online interactive. Des concepts de formation pour le nouveau logiciel ont été élaborés en 2019. GILAI a opté pour une formation digitale pour accompagner les utilisateurs dans la prise en main de Web@AI 3.0. Une formation digitale avec une vingtaine de modules en français et en allemand, incluant les processus de travail de la Gestion des tiers (« Partnerverwaltung ») des membres suisses alémaniques, a ainsi été réalisée.

Dans le cadre du rollout Web@AI 3.0 « pilote », cette formation digitale a été entièrement intégrée avec la méthodologie agile Scrum. Elle a été testée par les Powerusers de deux Offices AI, Valais et St. Gall, ainsi que par les membres de la Commission utilisateurs « Formation produits GILAI » et les points de retour ont été intégrés dans la formation. Cette formation a pour but d’expliquer les principales fonctionnalités de Web@AI 3.0 aux 2300 utilisateurs ainsi que de montrer les nouveautés. Plus de 300 utilisateurs se sont formés à l’aide de la formation digitale, accompagnés des Powerusers des Offices AI respectifs. Les sondages effectués par GILAI auprès des utilisateurs, permettant de mesurer si l’utilisateur est à l’aise avec l’application, ont montré des niveaux élevés de motivation et de sûreté, avec une moyenne de 75% d’appréciation de la formation digitale. Dans le contexte de la pandémie du coronavirus, GILAI est très satisfait de ces bons résultats et remercie tous les acteurs qui ont participé à ce succès qui est un facteur important dans la réussite des rollout.

Parallèlement, GILAI a donné 37 formations en ligne pour les administrateurs de Web@AI 3.0 concernant le paramétrage métier, les droits et les « Documents », et ce tant en français qu’en allemand (puisque l’Office AI du Tessin possède ces connaissances linguistiques).

En raison de la pandémie, ces formations ont dû être adaptées, quasiment du jour au lendemain, à une version online. GILAI a pu compter sur le soutien de tous les participants.

Pour l’Information Management System de GILAI, la GED AIRS, une mise à jour de « Doc.Capture » a été réalisée. Les utilisateurs étaient accompagnés dans ce processus.

En ce qui concerne l’outil de formation en ligne « myTeacher », la nouvelle version 5.4 a été installée.

GILAI a réussi à combiner la méthode informatique agile avec l’agilité des personnes dans l’entreprise, créant ainsi une valeur ajoutée non seulement pour l’entreprise dans son ensemble, mais aussi pour chaque employé.

Le projet Enterprise Content Management (ECM)

Depuis 2015, le comité de GILAI a décidé d’intensifier la coopération avec IGS Sàrl. Diverses parties prenantes (y compris l’OFAS) ont appelé à l’utilisation de synergies en visant des économies de coûts. Dans ce contexte, le comité a décidé d’examiner un Enterprise Content Management (ECM) en commun pour OCAS/CC – OAI ensemble avec IGS Sàrl.

Après l’émission d’un mandat d’initialisation de projet et afin de clarifier ce à quoi pourrait ressembler une solution ECM commune, et comment un tel projet pourrait être mis en œuvre, GILAI et IGS Sàrl ont mené conjointement un appel d’offres public et une évaluation dans le but de trouver un fournisseur qui fournirait une nouvelle solution ECM commune aux deux pools informatiques (2017 à 2018). Ce logiciel couvrira, entre autres, la gestion uniforme des flux de travail (WorkflowManagement-System – WFMS), la gestion et l’exploitation des documents (DMS) ainsi que l’automatisation des Workflows. L’analyse des processus est en cours et révèle un fort potentiel d’optimisation. Les infrastructures techniques sont en place, la phase de réalisation a commencé, une première mise en production est planifiée à mi-2022 dans la SVA de Zurich. Pour la suite, il est prévu que les Offices AI travaillant avec le système ELAR d’IGS Sàrl soient migrés, puis ce sera le tour des Offices AI utilisant actuellement la GED AIRS.

En 2020, après différentes séances de travail et la mise en place d’une bonne collaboration, l’Office fédéral des assurances sociales (OFAS) a donné son accord pour le financement de la part AI de ce projet, montrant ainsi son intérêt et son soutien pour le projet dans son ensemble.