Les projets réalisés

Le développement de Web@AI 3.0 a commencé en 2017 par une analyse des besoins, la définition des objectifs du projet, l’organisation, la constitution des équipes de développeurs et l’apprentissage des méthodes agiles.

Début 2020, GILAI disposait de la première version de Web@AI 3.0, terminant ainsi la phase de développement de l’application dans le temps imparti et le budget attribué. Dès décembre 2020, l’Office AI «pilote» du canton du Valais (plus de 170 collaborateurs) était en production avec le nouveau logiciel Web@AI 3.0. En 2021, la solution Web@AI 3.0 a été déployée dans l’entier des 20 Offices AI. Grâce à une planification de projet détaillée, un timing parfait, des équipes performantes et engagées, les rollout ont été réalisés en douze mois. Migration des données, formation des utilisateurs en mode digital, intégration des chefs de projets locaux dans le processus, utilisation des technologies de vidéo-conférence sont les éléments clés qui nous ont permis d’atteindre avec succès les objectifs fixés en temps et coûts.

Les trois objectifs prioritaires de ce nouveau Web@AI sont :

• offrir des outils IT modernes, conviviaux et efficients et tout mettre en œuvre pour que les collaboratrices et les collaborateurs des Offices AI puissent augmenter leur efficacité opérationnelle,
• permettre l’automatisation et l’optimisation des processus métier pour offrir aux personnes assurées un service de qualité, rapide, simple et transparent,
• garantir l’évolutivité du logiciel pour répondre rapidement aux demandes des politiques.

Dans le cadre de ce projet, GILAI a créé une culture collaborative entre la direction de projet, les équipes de développement et d’exploitation ainsi que le responsable produit, les business analystes et le testing. Cette culture de travail a facilité le respect des délais ainsi que des budgets et assuré la réussite du projet dans son ensemble. L’objectif était d’améliorer la productivité, la qualité et l’agilité de l’ensemble du système d’information tout au long de la chaîne de valeur, qui va de la demande à l’activation de la solution en production et de son monitoring.

À la fin 2021, l’application métier Web@AI 2.0 a été définitivement arrêtée et remplacée par Web@AI 3.0.

L’application Web@AI 2.0 avait été développée sur trois ans, entre 2006 et 2008. Elle aura été opérationnelle jusqu’à 2021. Elle était déjà basée sur une technologie et des produits orientés Web, mais qui dataient de 2005. En 2015, sur la base d’une étude préliminaire, l’assemblée générale a donné son accord pour effectuer un travail d’urbanisation de l’application Web@AI.

La sécurité et la disponibilité des systèmes informatiques sont essentielles afin de permettre aux clients de GILAI d’assurer leur mandat vis-à-vis de leurs assurés. Pour cette raison, GILAI dispose de deux Data Centers interconnectés, exploités par GILAI et hébergés chez Swisscom à Lausanne et à Zurich. Avec ces infrastructures optimisées, GILAI élimine le risque majeur de la localisation de toutes les données des membres GILAI sur un site unique et garantit à ses clients une très haute disponibilité de leurs systèmes d’information.

GILAI dispose ainsi d’un hébergement de la solution AI sur deux sites actifs, sous une approche de Cloud privé et localisé en Suisse. Grâce à une centralisation et une optimisation de l’exploitation des systèmes, les coûts d’exploitation sont considérablement limités et leur tendance est à la baisse. L’intégration homogène de technologies logicielles efficientes (basée sur du Machine Learning) dans l’écosystème de GILAI, garantit aux membres un maximum d’automatisation de l’exploitation.

En 2021, l’effort en matière de sécurité et de cybersécurité est resté le thème central. GILAI dispose d’un Security Operational Center (SOC), confié à une société spécialisée, qui scanne et monitore en permanence nos systèmes et permet d’identifier et de gérer, en amont, les menaces internes et externes. Communément expliqué, un SOC est une plateforme permettant la supervision et l’administration de la sécurité du système d’information au travers d’outils de collecte, de corrélation d’événements et d’intervention à distance.

GILAI met à disposition de ses membres latins un système complet de gestion des documents. La GED AIRS est opérationnelle dans l’ensemble des Offices AI latins et ceci à la grande satisfaction des utilisateurs (1200 personnes) qui ont noté que l’efficacité journalière a été considérablement augmentée, par l’apport de nouvelles possibilités de gestion. En 2021, le fournisseur de la solution GED a encore ajouté de nouvelles fonctionnalités qui apportent aux gestionnaires des Offices AI plus de confort à l’utilisation. La mise à niveau de la partie «Doc.Capture», via le logiciel smartFIX, a permis un gain de productivité important et garantit ainsi la pérennité de ce logiciel et des fonctionnalités qui en découlent, c’est-à-dire l’intégration de données scannées directement dans Web@AI 3.0.

GILAI offre aux Offices AI un service BI complet : depuis l’intégration des données jusqu’au développement de statistiques et de reporting. Dans ce contexte, et au vu de l’ajout régulier de nouvelles fonctionnalités par l’éditeur, IBM Cognos Analytics reste l’outil BI privilégié, complété par Talend pour l’intégration des données, et Cockpit d’OXIBI pour la production de Dashboards et le pilotage d’un Office.

Le logiciel Tableau Software vient compléter progressivement cette offre et va permettre une évolution vers plus d’interface et de facilité d’analyse aux utilisateurs de ces données.

La BI de GILAI couvre les trois niveaux qui font partie d’une BI efficace, soit :

• les données agrégées avec le BI Cockpit,
• les rapports et les listes des détails avec le BI Reporting,
• la Self BI avec le logiciel Win@STAT.

Par ces activités, l’équipe BI entretient des contacts fréquents et réguliers avec les différents responsables statistiques des Offices AI et est à l’écoute de leurs besoins. Il est aussi du ressort de la BI de s’occuper de la maintenance et de l’évolution technologique de ses propres produits.

Concernant le projet Urbanisation Web@AI 3.0, la BI a été impliquée activement. L’équipe BI a adapté ses produits et ses statistiques à la nouvelle organisation des données. Pour faciliter cette adaptation, elle a été en charge de la migration des données de Web@AI 2.0 à Web@AI 3.0, moyennant l’outil Talend.

Au sein du projet ECM commun à GILAI et IGS Sàrl, la Business Intelligence de GILAI a le lead du groupe de travail s’occupant des aspects métadonnées (organisation et classification).

Pendant toute l’année 2021, le focus a été mis sur le projet du rollout de l’urbanisation Web@AI 3.0. La formation et la gestion du changement ont fourni une formation online interactive pour familiariser les utilisateurs avec Web@AI 3.0. Plus de vingt modules ont été réalisés en français, allemand et italien. Des vidéos ont également été créées afin d’assurer un haut niveau de sécurité et donc d’autonomie aux administrateurs de Web@AI qui ont dû se former au paramétrage de Web@AI 3.0. Toute la formation digitale est à disposition 24h/24h et 7j/7j.

Cette formation a pour but d’expliquer les principales fonctionnalités de Web@AI 3.0 aux 2500 utilisateurs ainsi que de leur montrer les nouveautés. Les sondages effectués par GILAI auprès des utilisateurs pour savoir s’ils se sentaient sûrs et à l’aise dans l’utilisation de l’application ont montré des niveaux élevés de motivation et de sûreté. Dans le contexte de la pandémie du coronavirus, GILAI est très satisfait de ces bons résultats et remercie tous les acteurs qui ont participé à ce succès, qui est un facteur important dans la réussite des rollout.

Pour le système de gestion des documents de GILAI, la GED AIRS, une mise à jour de «Doc.Capture» a été réalisée. Les utilisateurs étaient accompagnés dans ce processus.

À la demande des Offices AI, nous avons maintenu l’outil de formation en ligne «myTeacher», la nouvelle version 5.5 a été installée.

Depuis 2015, le comité de GILAI a décidé d’intensifier la coopération avec IGS Sàrl. Diverses parties prenantes (y compris l’Office fédéral des assurances sociales - OFAS) ont appelé à l’utilisation de synergies en visant des économies de coûts. Dans ce contexte, les membres ont décidé d’examiner un Enterprise Content Management (ECM) en commun pour OCAS/CC/OAI ensemble avec IGS Sàrl.

Après l’émission d’un mandat d’initialisation de projet et afin de clarifier ce à quoi pourrait ressembler une solution ECM commune, et comment un tel projet pourrait être mis en œuvre, GILAI et IGS Sàrl ont mené conjointement un appel d’offres public, dans le but de trouver un fournisseur qui fournirait une nouvelle solution ECM commune aux deux pools informatiques IGS Sàrl et GILAI. Ce logiciel couvrira, entre autres, la gestion uniforme des flux de travail (Workflow-Management-System – WFMS), la gestion et l’exploitation des documents (DMS) ainsi que l’automatisation des Workflows. Après la fin de l’évaluation et suite à l’accord de financement de l’OFAS pour les parties ECM des Offices AI, les travaux de projet ont été accélérés.

L’analyse des processus est en cours et révèle un fort potentiel d’optimisation. Les infrastructures techniques sont en place, la phase de réalisation a commencé, une première mise en production est planifiée en 2023 dans la SVA de Zurich. Ensuite, il est prévu de migrer les Offices AI qui travaillent avec le système ELAR d’IGS Sàrl. Puis, ce sera le tour des Offices AI qui utilisent actuellement la GED AIRS de GILAI.

Ce grand projet complexe est suivi avec une attention particulière. L’entreprise PwC a été mandatée pour assurer le contrôle de l’avancement du projet. Grâce à des rapports réguliers, elle rend visible l’avancement du projet au comité de pilotage et aide la direction du projet à en assurer la qualité.