Le centre opérationnel de GILAI

GILAI propose à ses membres des applications métiers et des solutions informatiques unifiées et complètes, comprenant : 

• un logiciel de gestion intégré, le Web@AI qui permet de gérer l’ensemble des processus
  d’un Office AI,
• la Business Intelligence (BI) qui donne, en temps réel, le pouls de l’activité,
• la gestion électronique des documents (Information Management System – IMS) qui digitalise
  toutes les transactions entre les partenaires internes et externes,
• l’hébergement des systèmes IT, centralisé pour 20 Offices au sein du Cloud privé GILAI
  à Lausanne et Zurich,
• la gestion et l’administration d’un réseau privé qui relie ses membres,
• la virtualisation des postes de travail (Digital Workplace) qui garantit une haute sécurité
  de fonctionnement et une totale liberté pour le choix du lieu de travail,
• un Centre de services (Helpdesk) hautement qualifié est disponible pour ses clients.

Fin 2021, GILAI a réussi l’audit pour le renouvellement de la certification de son système de management de la qualité et des risques ISO 9001 :2015. Cette certification est la garante du respect du niveau d’exigences que GILAI s’est imposé par rapport à ses engagements. GILAI respecte le standard ISAE 3402 (International Standard on Assurance Engagements). Cette norme implique l’application systémique d’une analyse de risque tout au long de la chaîne d’élaboration des prestations offertes, c’est-à-dire le développement des logiciels ainsi que l’hébergement jusqu’au Digital Workplace.

Dans le but d’approfondir constamment le niveau de compétence et de développer des potentiels, les collaborateurs du centre opérationnel bénéficient de la possibilité de suivre des formations, dans leur champ d’activité spécifique. En 2021, une attention particulière a été accordée à la sécurité informatique et à la cybersécurité, afin de disposer des compétences nécessaires à la mise en œuvre d’une politique de sécurité, visant à garantir le maintien de la haute disponibilité des systèmes informatiques. GILAI a également continué d’investir dans le domaine de la Business Analyse & Design.

L’identité visuelle et le logo de GILAI ont été légèrement adaptés en 2021. Le site web initial de GILAI datait de 2013 et un upgrade a été mis en ligne en novembre 2021. Pour la première fois, le rapport d’activité a été publié sur le site web sous une forme interactive.

GILAI gère ses projets avec beaucoup de soin, en portant une grande attention à la qualité, aux délais et aux coûts. Cet objectif a été atteint, en 2021, dans tous les projets mis en œuvre et en particulier dans le déploiement de Web@AI 3.0 chez nos 20 Offices AI. Un contrôle financier rigoureux garantit le respect des budgets des projets.

Au 31.12.2021, 19 personnes, correspondant à 16 postes équivalents plein-temps (EPT), travaillaient auprès du centre opérationnel de GILAI.

GILAI travaille avec un système de Management intégré, c’est-à-dire un ensemble d’éléments et d’activités corrélés et interactifs lui permettant d’atteindre les objectifs. Ce système de Management intégré permet d’orienter, de piloter et de contrôler l’ensemble des processus dans le but d’accroître le niveau de performance. Le SMI répond donc au besoin de maîtrise des risques et de la performance de l’entreprise. À travers cette approche, GILAI peut déterminer et gérer les risques liés à son organisation en analysant l’ensemble des processus. Le principe est de rechercher des solutions d’amélioration continue qui permettent de vérifier que les objectifs fixés sont atteints, conformément aux règles établies.

Pour GILAI, l’amélioration continue est une manière de fonctionner importante en matière de gestion de la qualité et des risques. En 2021, GILAI a obtenu la re-certification ISO 9001 :2015 par ProCert SA. Cette certification atteste de la bonne maturité du Management de la qualité et des risques de GILAI.

Dans le cadre du SMI, PricewaterhouseCoopers SA a été mandatée de renouveler le rapport d’assurance ISAE 3402 portant sur la description du dispositif de traitement des opérations pour les clients de GILAI et sur l’adéquation des contrôles liés aux objectifs. En effet, GILAI, en tant qu’utilisateur de prestations externalisées, a souhaité obtenir une assurance quant à la fiabilité du dispositif de contrôle interne concernant les prestations de services. Dans ce domaine, ISAE 3402 (International Standard on Assurance Engagements) est un standard international. Le rapport ISAE 3402 atteste l’existence d’un contrôle interne adapté. Cette norme permet aux membres de GILAI d’obtenir une assurance quant à la fiabilité du dispositif de contrôle interne mis en place : depuis l’hébergement des systèmes jusqu’à la production du logiciel Web@AI 3.0.

En parallèle, GILAI a continué les travaux concernant la sécurité des systèmes d’information. L’objectif est, d’un côté, de protéger les fonctions et informations de toute perte, vol ou altération et, d’un autre côté, de protéger les systèmes informatiques de toute intrusion et sinistre informatique. Ces travaux renforcent la confiance dans les systèmes de GILAI de toutes les parties prenantes.

Les innovations technologiques, le renforcement des législations et les évolutions sociétales confrontent la gouvernance de GILAI à de nouvelles opportunités et à de nouvelles menaces. Il s’agit donc d’intégrer à la gouvernance de GILAI, la surveillance en matière de cybersécurité, qui représente un défi en raison de la rapidité des évolutions technologiques, de la complexité du sujet et de l’émergence de nouveaux risques.

Un nouveau système de gestion de contenu d’entreprise (Enterprise Content Management – ECM) est en cours de développement, conjointement avec le pool informatique IGS Sàrl. Le projet constitue un investissement financier important dans l’avenir numérique. GILAI et IGS Sàrl ont signé une convention concernant la mise en œuvre du projet et la répartition des coûts entre les Caisses de compensation et les Offices AI. Les modalités de facturation convenues avec l’Office fédéral des assurances sociales (OFAS) y sont également représentées. Cette convention régit la gouvernance et les relations d’affaires afin que l’étroite collaboration entre les deux sociétés juridiquement indépendantes, GILAI et IGS Sàrl, soit fructueuse.